Wie verleihe ich meiner Veranstaltung eine unverwechselbare DNA?

Der Sommer steht bevor. Sommer, Sonne, Sonnenschein. Die Saison der Festivals wird eröffnet und Open-Air Events starten durch. Der organisatorische Aufwand vor der Veranstaltung ist groß und von der Qualität deiner Vorbereitungen hängt der Erfolg deiner Veranstaltung ab. Je nach Art der Veranstaltung müssen unterschiedliche Schwerpunkte besonders gründlich geplant und organisiert werden. Wir arbeiten bei Events aller Größen mit und wollen dir einige wichtige Tipps mit an die Hand geben, die unabhängig von der Größe deiner Veranstaltung sind. So kann dein Event zu einem vollen Erfolg werden und die Besucher werden Begeistert sein.

Faszination auslösen

Egal welche Zielgruppe dein Event anspricht, du musst dir genau eine Sache überlegen, die deine Besucher faszinieren wird. Es muss genau eine Sache geben die jedem Besucher im Kopf bleibt. Beispielhaft ist ein Open-Air - Public Viewing zur WM 2014 gewesen. Der Veranstalter hat pro Tor der deutschen Mannschaft 150 Freibier versprochen und ausgegeben. Wir als Besucher sind grundsätzlich gerne bereit 50 Cent mehr für unser Bier zu bezahlen, wenn uns so eine Aktion erwartet. Die Aktion muss also nicht unbedingt unwirtschaftlich sein, sie muss lediglich für die Zielgruppe durchdacht sein.

Bevor du mit der Planung von Programm, Aufmachung, Gästen, etc. beginnst, solltest du dir eine klare Kernbotschaft deines Events überlegen. Eine bis heute faszinierende Kernbotschaft ist die Marketingkampagne "Just do it" von Nike. Bei jedem Spot und jedem Produkt konnte man den Fokus letzendlich auf "Just do it" reduzieren. Du wirst höchstwahrscheinlich keine so phänomenale Kernbotschaft wie Nike formulieren, aber darum geht es auch nicht. An der Kernbotschaft wird sich jeder Aspekt deiner Veranstaltung messen müssen. Deshalb kann es sich bei der Kernbotschaft auch um etwas sehr unspektakuläres handeln, allerdings muss jede Aktivität und jeder Part der Veranstaltung auf dieses eine Ziel ausgerichtet sein. Nur so kannst du "die Summe aller Teile" maximieren.

Events und das Wetter - wie sorge ich vor?

Bei Open-Air Veranstaltungen sind wir natürlich auf gutes Wetter angewiesen. Wir empfehlen euch von vornherein möglichst gut dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung auch bei leichtem Regen umgesetzt werden kann. Hier empfiehlt es sich mit einem Händler von Regenanzügen oder ähnlichem zu kooperieren. Versuchen Sie die Regenanzüge auf Kommission für alle Besucher zur Verfügung zu stellen. Rechnen Sie sich vorher aus ob sie die Anzüge dann vor Ort für einen günstigen Preis zur Verfügung stellen. Sollte es mit dem Regen anfangen, können Sie auch einige Regenanzüge direkt in die Menge werfen. So regen Sie zum Kauf an und hat jemand aus der Gruppe bereits einen Anzug geschenkt bekommen, werden die anderen viel eher zuschlagen und auch weiterhin auf Ihrem Event bleiben. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Getränkewagen, die Technik etc. weiterhin Einsatzfähig sind.

Musik und Ton Technik auf jedem Event wichtig

Die Tontechnik sollte regengeschützt und wetterfest sein.

Bei Open-Air Veranstaltungen ist man meistens auf viele externe Dienstleister angewiesen. Wer liefert die mobilen WC's? Wie kommst du mit einem Lieferanten von Food und Getränken überein? Welcher Partner ist der ideale für die Veranstaltungstechnik? Ist dein Team eventuell in der Lage einen Part selbstständig zu stemmen? Meist sind die Margen in dem Fall höher, allerdings sollte man sich auch nicht überheben. Lieber du machst eine Sache gut, als zwei Sachen nur halbwegs auf die Reihe zu bekommen. Bei einem Event mit dem Fokus auf Musik und Getränke, sollten diese beiden Sachen perfekt sein. Bei den 1,2 Punkten solltest du auf keinen Fall Abstriche machen.

Ordnung und Sauberkeit sind enorm wichtig

Wichtig für deine Veranstaltung ist auch immer die Sauberkeit - keinem fällt es auf wenn es sauber ist, aber jedem fällt es auf wenn Dreck und Gestank sich breit machen. Sorge also dafür das dein Team zwischendurch Becher aufsammelt, Mülltonnen leert oder auch mal mit nem Eimer Wasser durch die WC Anlage wischt. Falls es Tische gibt, sollte auch jemand für gewischte und nicht klebrige Tische sorgen. Ebenfalls ein nicht auf die leichte Schulter zu nehmendes Thema ist die Sicherheit. In den vergangenen Jahren gab es hier einige Traurige Beispiele und du solltest deine Verantwortung wahrnehmen und für die Sicherheit der Gäste sorgen.

Die Finanzen spielen natürlich immer eine große Rolle - hiermit steht und fällt in der Regel alles. Beim Verkauf, etc. ist meist eine recht einfache Besteuerung möglich. Beim Sponsoring durch Firmen oder Institute, solltest du dich ggf. um die Besteuerung kümmern. Da gibt es Unterschiede, allerdings wird dir dein Steuerberater ohne Probleme weiterhelfen können. Falls deine Veranstaltung über ein ordentliches Budget verfügt, solltest du dir Gedanken machen eine Lead Agentur zu beauftragen sich um Logo, Aufmachung, Plakate, etc. zu kümmern. Es ist wichtig das alle Besucher über Möglichkeiten und Aktivitäten informiert werden. Wenn es für jedes Tor der deutschen Mannschaft 150 Bier gibt, sollte dies ordentlich kommuniziert werden. Erst so machen die Aktionen Sinn.

W-Lan Hotspots und die Crowd für dich gewinnen

Für die Aktivitäten im Social Media haben wir einen separaten Blog-Beitrag erstellt. Falls es dir möglich ist, kannst du einen W-Lan Hot-Spot zur Verfügung stellen. Das kann insbesondere für das Social-Networking hilfreich sein, weil die Leute sich so einfacher an der Kommunikation im Web teilnehmen können. Ein inzwischen oft verwendetes und auch hilfreiches Facebook Tool möchte ich kurz erwähnen. Um sich mit dem Smartphone oder Tablet in euer W-Lan einzuloggen, muss der Nutzer einen Facebook-post teilen. Hier könnt ihr einen Standardtext vorgeben, bspw. "Ich bin gerade auf dem XY Event und es gibt noch Tickets an der Tageskasse - komm vorbei."

Die Dekoration ist ein oftmals unterbewerteter Aspekt bei Veranstaltungen. Sorge für eine passende und üppige Dekoration. Auch hier gibt es Lead-Agenturen die sich um den Part kümmern. Falls es für dich interessant ist, kannst du dich vorher um einige Give-Aways kümmern, das ist ebenfalls immer eine gute Möglichkeit zur Promotion. Falls du dein Budget einfach nicht mit so etwas belasten möchtest, kannst du immer noch nach einem Sponsor Ausschau halten, der Interesse an der Art von Promotion haben könnte. Beispiel: Feuerzeuge auf der einen Seite mit Marlboro und auf der anderen Seite mit deinem Logo gekennzeichnet. Für so ein Give-away lässt sich der ein oder andere Big-Player begeistern.

Letztendlich geht es darum Ihrer Veranstaltung eine unverwechselbare Identität einzuflößen. Sehen Sie zu, dass Sie sich persönlich mit dem Event identifizieren können, nur so können Sie Leistungen am oberen Limit abliefern.